À partir du 29 juillet 2025, certains candidats dont les demandes de travail, d’études ou de visite au Canada ont été refusées pourront recevoir des notes explicatives directement de l’agent en charge de l’examen de leur dossier.
Cette initiative, mise en place par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), vise à fournir plus de transparence concernant les décisions de refus, qui sont pour l’instant limitées aux demandes de résidence temporaire. Les postulants ayant utilisé le nouveau Portail IRCC ne bénéficieront pas, pour l’instant, de ces notes explicatives.
Quelles demandes bénéficieront de ces notes explicatives ?
À l’heure actuelle, les notes d’agent sont envoyées pour des refus concernant divers types de demandes, y compris les prolongations. Le gouvernement prévoit d’élargir progressivement cette mesure à d’autres catégories de demandes.
Comment les candidats recevront-ils ces notes d’agent ?
En cas de refus d’une demande, l’IRCC inclura automatiquement les notes d’agent avec la lettre de refus, sans que le candidat ait besoin d’en faire la demande. Toutefois, l’IRCC avertit qu’elle pourrait omettre certaines parties des notes en raison de préoccupations liées à la sécurité ou à la confidentialité.
La lettre de refus, couplée aux notes d’agent, sera envoyée soit au candidat lui-même, soit à son représentant autorisé.
Comment obtenir des informations supplémentaires sur ma demande ?
Pour ceux qui désirent des renseignements plus approfondis sur leur dossier, il est possible de demander des notes du Système de gestion des cas mondiaux (GCMS) de l’IRCC. Contrairement aux nouvelles notes d’agent, les notes GCMS doivent être sollicitées via une demande selon la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (ATIP).
Qu’est-ce que les notes GCMS ?
Les notes GCMS sont des enregistrements officiels détenus par IRCC concernant une demande d’immigration, incluant toute information collectée sur le candidat. Elles comportent des détails sur la demande, des observations de l’agent, et des mises à jour sur le traitement, offrant ainsi un aperçu du statut et des éventuels problèmes de la demande.
Ces notes peuvent être demandées par le biais d’une requête ATIP, qui est l’équivalent canadien d’une demande de liberté d’information. Selon la législation canadienne, l’IRCC et l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) doivent généralement répondre sous 30 jours, mais peuvent solliciter un délai supplémentaire en fonction de la complexité du dossier.
Qui peut demander des notes GCMS ?
Les demandeurs vivant à l’étranger devront passer par un représentant, tel qu’un citoyen canadien ou une organisation basée au Canada, et fournir un formulaire de consentement signé.
À quel moment dans le processus de demande peut-on demander des notes GCMS ?
Une demande de notes GCMS peut être faite une fois que le dossier a passé la vérification de complétude R-10. Attendre que le traitement ait commencé permet généralement d’obtenir des notes plus détaillées ; de nombreuses personnes en font la demande après avoir reçu une décision d’IRCC.
Comment demander des notes GCMS ?
Pour demander des notes GCMS, il faut suivre trois étapes principales :
- Rassembler les informations pertinentes concernant la demande :
- Nom complet, date de naissance, Numéro d’identification universelle (UCI), numéro de dossier et coordonnées.
- Soumettre une requête ATIP :
- En ligne ou par courrier à l’IRCC (ou par l’intermédiaire d’un représentant si l’on est à l’étranger).
- Payer les frais de 5 $ (en ligne ou par chèque/mandat si la demande est envoyée par courrier).
Pour plus d’informations sur la demande de notes GCMS, consultez notre page dédiée.
FAQ
1. Quelles informations sont incluses dans les notes d’agent ?
Les notes d’agent contiennent des observations concernant le traitement de la demande, les raisons spécifiques du refus, et d’autres éléments pertinents pouvant affecter le dossier du demandeur. Toutefois, certaines sections peuvent être omises pour des raisons de sécurité.
2. Quand peut-on demander des notes GCMS après avoir soumis ma demande ?
Les notes GCMS peuvent être demandées dès que la demande a passé le contrôle de complétude R-10. Cependant, il est souvent recommandé d’attendre la décision d’IRCC pour obtenir des informations plus complètes sur le processus de traitement.
3. Quel est le coût pour demander des notes GCMS ?
La demande de notes GCMS requiert le paiement d’une taxe de 5 $. Ce montant peut être acquitté en ligne ou par chèque/mandat si la demande est envoyée par courrier.
